仕事ができない人の特徴や共通点は?職場で今すぐできる改善方法

上司・部下・同僚を問わず、職場には必ず「この人が仕事ができない人なのかな…」と思ってしまう人がいますよね。

ひょっとしたらまわりと比べて「自分って仕事があまりできないタイプなのかも」と自信を失ってしまう方もいらっしゃるかもしれません。

この記事では、仕事ができない人の特徴や共通点を説明し、さらに具体的な解決策について説明します。

ぜひ参考にしてみてくださいね。

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仕事ができない人の特徴・共通点5個

仕事ができない人の特徴

一般的に「仕事ができない人」という評価を受けてしまう人の特徴としては、以下のようなものが挙げられます。

仕事ができない人の特徴・共通点

  • ①いつも締め切りがルーズになりがち
  • ②出勤してから仕事モードへの切り替えに時間がかかる
  • ③報告・連絡・相談の仕方がまずい
  • ④仕事の全体像の把握が苦手
  • ⑤仕事に優先順位をつけるのが苦手

以下、それぞれの項目についてくわしく見ていきましょう。

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①いつも締め切りがルーズになりがち

仕事ができない人の特徴

仕事ができない人の特徴として、「時間」への意識が低いことが挙げられます。

設定された締め切りにいつも少し遅れてしまう、期限ぎりぎりになってまわりから「まだ?」と注意を受けてから提出するのが当たり前になってしまっている…当てはまってしまう方はちょっと注意が必要です。

仕事のクオリティが低くて、時間にもルーズ…という人は仕事への意識そのものを変えることから始める必要がありますが、一方で、完璧主義であることが原因で仕事が期限ぎりぎりになってしまう人も少なくないでしょう。

仕事は芸術作品とは違いますから、完璧主義におちいることが必ずしも良い結果につながらないことがあり得ます。

どんなに完璧な仕事であっても、期限に間に合わなければ信用を失ってしまう可能性があるのです。

そのため、完璧主義で仕事をしてしまう傾向のある方は、おおよそ満足のいく状態まで来たら完了の報告をすることも検討してみましょう。

相手は完璧な仕事よりもスピードを求めている可能性もありますから、8割程度のクオリティでいったん完了報告をしてみて、相手の反応をみてみるのが良い結果につながる可能性が高いですよ。

完璧主義の人が職場での評価を上げる仕事の進め方

  • まずは最低限の仕事のクオリティを満たして完了報告する
  • 追加の指示があったり、時間的な余裕があったりするようなら、さらに完璧なクオリティを目指して改善する

まずは最低限の品質で期限に余裕をもって仕事を完了し、そこからさらに上を目指す、という2ステップで仕事を進めることが、完璧主義の人が職場での評価をアップするためのポイントです。

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②出勤してから仕事モードへの切り替えに時間がかかる

仕事ができない人の特徴

出勤してからも仕事ONモードになかなか切り替わらない…というのも仕事ができない人によくみられる特徴です。

仕事に取り組む態度というのは職場内でもいろんな人に見られているものですから、出勤時間になってもコーヒーを入れて、まわりと世間話をして、なんだかうろうろして…ということを日常的にやってしまうと、「仕事ができない人」という評価を受けてしまう可能性がありますから注意しなくてはなりません。

とはいえ朝はなかなかやる気が起こらない…という方は、以下のことを実践してみてください。

人間の脳には「作業興奮」という性質があることが知られています。

作業興奮とはごく簡単にいうと「作業をしているうちに集中力のスイッチが入ってくる」という脳の特性のことです。

つまり、人間が集中して作業に取り組んでいるときというのは、「やる気になってから作業を開始する」という形よりも「とりあえずやる気が出なくても作業を始めてみる。そのうちに作業が乗ってくる」というケースの方が多いのです。

なので、出勤してなかなか気分が乗らなかったとしても、とりあえずやりやすい作業を開始してみるという行動が改善につながる可能性大です。

朝はどうしても苦手…という方はぜひ試してみてくださいね。

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③報告・連絡・相談の仕方がまずい

仕事ができない人の特徴

仕事ができない人の特徴として、「報告・連絡・相談(いわゆるホウレンソウですね)」の仕方が上手でないということが挙げられます。

仕事そのもののクオリティは必ずしも低くないのに、報告や連絡、相談の仕方がまずいと「なんとなく一緒に仕事をしづらい人:仕事ができない人」というレッテルを貼られてしまう可能性が高いので注意しましょう。

報告・連絡・相談をするときのポイントとして、「報告をする相手の労力を奪わないこと」が重要です。

例えば、仕事の途中経過について報告する際、仕事ができる人とできない人とでは次のようにやり方に差があります。

報告の仕方にも仕事のできる・できないが現れる

  • 仕事ができない人の報告の仕方:「一応ここまで終わりました。次はどうしたらよろしいでしょうか?」
  • 仕事ができる人の報告の仕方 :「全体から見て6割ぐらいのところまで終わりました。この後は~をして、~、~という感じの段取りで進めようと思いますが、問題ないでしょうか」

仕事ができない人の報告の仕方では、報告をする相手の仕事を増やしてしまっていることに注目してください。

職場ではそれぞれ与えられた仕事は基本的に自分で完了するのが基本です。

上司に相談しながら進める必要がある仕事であっても、その仕事を具体的に進めていく責任があるのは自分であることを理解しましょう。

上司の判断をあおぐ必要がある仕事については、「自分はこの後の段取りのステップとしてこういう風に進めていこうと考えています。問題ないでしょうか?」という形で確認をとれば相手の労力をうばうことなく指示をしてもらうことが可能になります。

仕事はチームプレイですから、相手にいかに手間をかけさせることなく協力してもらうことができるか?を常に考えるようにしましょう。

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仕事のできる人のホウレンソウ

仕事のできる人に対して「この人はコミュニケーションスキルが高いな」と感じたことはありませんか。

人との関わり方が上手だったりしますよね。

仕事のできる人は、相手に対して「報連相」の回数を増やすことで、信頼関係の構築、相手が求めていることを正しく理解するようにしているんです。

仕事における「報連相」は、相手とのコミュニケーションとも言えますよね。

相手は「報連相」がないことは、何の問題もなく仕事が進んでいると思っています。

報連相をしないことで、相手や周りとのコミュニケーションが一切とれていない、ということに後々気付くことになりかねませんよね。

「今、最優先にやるべきことはどの仕事かわかってる?」という注意を受けたことはないでしょうか。

仕事の優先順位が分からず、ただ自分がやりたい仕事を優先させてしまった結果、本来やるべき仕事が後回しになってしまうのです。

上司:「〇時までに仕上げるように指示したのに、進捗状況も報告してこなかったよね。だから問題ないと思っていたのに、いまさら間に合わないってどういうことなの?」

報告・連絡・相談をしない、極端に回数が少ない、ということは仕事を依頼した人とのコミュニケーションが全く取れていないからなんです。

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④仕事の全体像の把握が苦手

仕事ができない人の特徴

どのような仕事であっても、具体的な作業に取り掛かる前に全体像を把握することが大切です。

具体的には、「自分の仕事は、別の人の仕事とどのようにつながっているのか」「この仕事は、作業ステップとしてどのような順番で進めていくのか」という2つを把握するようにしましょう。

仕事の全体像を把握するために重要な2つのこと

  • この仕事は、作業ステップとしてどのような順番で進めていくのか
  • 自分の仕事は、別の人の仕事とどのようにつながっているのか

仕事の全体像を把握することができれば、完了するまでにどれぐらいの時間と労力がかかるのかをおおよそ把握することが可能になります。

また、職場内での自分の立ち位置を理解することができれば、まわりの人から上手に協力してもらうことも可能になるでしょう。

例えば、「私の仕事とあなたの仕事は、こういう風にからみ合っている。なので全体としてのパフォーマンスを上げるために、改善点を見つけませんか?」という風に(口調はもっとオブラートに包みましょう)、仕事全体としてのパフォーマンスを上げるべくまわりを巻き込んでいくことが可能になるのです。

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その場しのぎの仕事にならないように注意

仕事ができない人は、仕事の全体像を把握していないために、その場しのぎのような形で仕事を進めてしまいがちです。

その日にやるべき仕事は分かっているけれども、かかるであろう時間や万が一の急な仕事への備えの時間の余裕がないと柔軟に対応することが難しくなってしまいます。

余裕がない人と一緒に仕事をするというのはストレスがたまるものです。

仕事の全体像を把握せずに仕事に取り組んでいると、「あの人はいつも余裕がないから仕事を頼みにくいし、一緒に仕事をしにくい…」という評価になってしまう可能性がありますから注意しましょう。

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⑤仕事に優先順位をつけるのが苦手

仕事ができない人の特徴

仕事の優先順位をつけるのが苦手なことが原因で、まわりから「仕事ができない人」という評価を受けてしまっている人は少なくありません。

同じ量のエネルギーを投下するにしても、どの仕事に優先的に取り組むか?によって結果が大幅に変わってくることを理解する必要があります。

ポイントとしては「自分の気持ち」を基準に仕事をしないことです。

仕事には大きく分けて4種類のものがあります。

仕事を4つの種類に分けて優先順位をつける

  • 1.重要かつ緊急の仕事
  • 2.重要だが緊急ではない仕事
  • 3.重要ではないが緊急の仕事
  • 4.重要ではないし緊急でもない仕事

それぞれについて具体的に説明します。

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1.重要かつ緊急の仕事

1.の「重要かつ緊急の仕事」は、例えば期日がせまっていて、しかもその仕事の結果があなた自身の評価に直結するような仕事が該当します。

直属の上司から指示されている重要な仕事や、今月の営業ノルマを達成するために重要な意味を持つ仕事がこれに該当するでしょう。

これらは文字通り「重要かつ緊急」なので、すべての仕事に優先して処理しなくてはなりません。

2.重要だが緊急ではない仕事

目の前に期日がせまっているわけではないけれど、長期的な視点で見て重要な仕事があります。

例えば、階級をアップするためにはTOEICで800点以上をとらないといけないとか、自分の評価を決めている上司との関係性を深めていくことなどが該当します。

また、長い目で見ると業績にじわじわと影響してくる新規顧客の開拓などもこちらに該当するでしょう。

これらは意識的に計画性を持って進めていかないと、重要であるにもかかわらず日常業務の中にうもれてしまいがちです。

1.の重要かつ緊急な仕事よりかは優先順位を下げざるを得ませんが、長期的な視点を持って自主的に取り組んでいくことが必要になります。

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3.重要ではないが緊急の仕事

それほど業績には影響しない得意先から対応を求められている案件や、突然かかってきた外部からの電話などがこれに該当します。

これらは緊急であるために対応をせざるを得ませんが、長期的に見るとこれらの業務は減らしていけるように行動していく必要があります。

例えば、自分で対応するほどの仕事でないなら部下や後輩の指導もかねて業務として任せるとか、同じような対応が必要な状況にならないよう対策を講じる(これは2.に該当するでしょう)などの対策を講じましょう。

4.重要ではないし緊急でもない仕事

同僚とのおしゃべりや、なんとなく仕事中にぼんやりしてしまう時間の行動が該当します。

また、職場の中で重要ではない人物からの依頼や、他人のミスのしりぬぐいなどもこれに当たるでしょう。

こうした仕事にあてる時間は少しでも少なくしなくてはなりません。

3.と4.にあてている時間を減らし、1.と2.にあてる時間を増やす

具体的には、短期的には4.にあてている時間を今すぐ1.や4.に振り当てるとともに、3.については短期的には対応せざるを得ないものの、長期的な視野を持って対策を講じることによって削減していく方向性を持ちましょう。

3.と4.を減らして1.と2.を増やす

  • 1.重要かつ緊急の仕事→できるだけ増やす
  • 2.重要だが緊急ではない仕事→できるだけ増やす
  • 3.重要ではないが緊急の仕事→長期目線で少しずつ減らす
  • 4.重要ではないし緊急でもない仕事→短期目線で今すぐ減らす

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納期意識を持ち、自分の感情よりも優先させる

納期意識が低いために「まずは自分が終わらせたい」と思う仕事「気持ちの優先順位」で仕事をしてしまうと、本来期日のある仕事が後回しになってしまいます。

例えば、上司から「簡単な先業だから今週中に仕上げてくれればいいから」と指示を受けた現在進行形の仕事があるとします。

同時に取引先から「上司と相談してできるだけ早く結論を出してほしい」と言われている仕事も抱えているとしましょう。

「取引先からはできるだけ早くと言われているが、具体的に『いつ』とは言われていないし上司とも相談の上進めなければいけない。

上司が忙しい中相談するのも気が引けるし、まずは今週中と言われている仕事を先に終わらせてからでいいか…」

と、取引先に納期日を確認しないまま「できるだけ早く」だからまだ時間はあるかな、と自己判断で本来やるべき仕事の優先順位を落としてしまっては、後々取引先との信頼関係にも影響する恐れもありますよね。

このように、自分の感情優先で仕事を進めてしまうと、あなた自身の評価を下げてしまう可能性がありますから、避けなくてはなりません。

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仕事ができない…とお悩みの方は要チェック!今日からできる改善方法

仕事ができない人の特徴

「仕事ができない」という評価を変えるためにもっとも近道な方法は、「仕事ができる」といわれている人たちがやっていることを意識して実践することです。

仕事ができる人たちは以下の3つのことを意識的・無意識的に実践している傾向があります。

①仕事の優先順位の決め方

仕事の三大要素「納期・品質・コスト」を常に意識して仕事に取り掛かりましょう。

仕事の三大要素を常に意識すると自ずと仕事における「優先順位」は見えてきます。

仕事の納期を明確にする

仕上げるまでの過程とかかるであろう時間の逆算をすることにより、納期に間に合わせるためのスケジュールを組むことが可能になります。

品質は「仕事の中身・内容」を明確にする

作業中に上司や先輩に作業過程でチェックをしてもらうべきか。

作業完了時にまとめてチェック依頼するのか、作業中に随時チェックしてもらうのかをあらかじめ上司や先輩に確認しておくとよいでしょう。

品質の向上を図りながらも納期にはきちんと間に合うようにしましょう。

コストを明確にする

作業全体にいくらかかるのかを意識します。

「これは使わなくてもできる」という判断ができれば、作業において省ける無駄を明確にすることができます。

無駄を省くことは作業の時間短縮にも繋がりますよね。

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②PDCAサイクルを意識して仕事をする

「Plan(計画)ーDo(実行)ーCheck(評価)ーAct(改善)」で仕事と自分を上手く管理しましょう。

PDCAサイクルとは?

  • Plan:これから実施すること
  • Do:決めたことを実行すること
  • Check:うまくいかなかった点を振り返り、その原因はなんだったのかを知ること
  • Action:次回、上手くやるための具体的な方法を知ること

ひとつひとつの仕事に対して常に「PDCAサイクル」を意識してみてください。

このサイクルを意識することで、今回より次回、次回より次々回というふうに仕事の効率化を図ると同時に、仕事内容もよりよいものにするようにしましょう。

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③仕事ができない人は「正しい報告の仕方」を知るべし

すべての仕事は「報告」によって終わるということを徹底しましょう。

相手が上司でもお客様でも依頼、指示された仕事は必ず「終了の報告」をもって終わることを忘れてはいけません。

わかりやすい報告の仕方のポイントとしては、「結論を先に話す」「いいにくいことこそ早く報告する」「相手から催促されないうちに」この3点です。

結論を先に話す

結論を先に話すことで、相手に仕事についての問題点やよかった点を簡潔に伝えることができます。

報告の相手は、まず仕事の「結果がどうだったのか」が知りたいのです。

結果を伝えるためにも、その仕事が上手くいったのか、問題がないのか、という結論を先に伝えましょう。

いいにくいことこそ早く報告する

ついつい悪い報告は言いにくいため後からの報告になりがちです。

が、しかし相手に言いにくい報告を早めにすることで、仕事の手法や打つ手を変えてよい結果を導くこともビジネスにおいては非常に重要です。

相手から催促されないうちに

「あ、そういえばさっきお願いしたあの仕事どうなってる?」と報告の催促を受ける前に自分から仕事の進捗や完了報告をしましょう。

催促している相手は、その仕事自体に問題がないのか不安な気持ち、確認したいという気持ちを抱えているから報告の催促をしてくるのです。

まとめ

仕事ができない人の特徴

今回は、仕事ができない人の特徴や共通点と、具体的な改善方法について説明しました。

仕事ができないという悩みは、ちょっとしたポイントのずれを改善することで大幅に改善することがあります。

職場で仕事ができない人を指導する立場の方や、ご自身が人と比べて「ちょっと仕事ができないタイプなのかも…」とお悩みの方は、ぜひ本文で紹介した改善方法を参考にしてみてくださいね。

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