「依頼した仕事がいつまでたっても上がってこない…」
「残業もしているみたいだけど、なぜか仕事の処理量が少ない…」
などなど、あなたの職場にもちょっと「？」となってしまう仕事の遅い人がいるのではないでしょうか。
この記事では、仕事が遅い人の具体的な特徴や、まわりをちょっとイライラさせてしまう原因について考えます。
部下や後輩の仕事が遅くて困っているという方や、ご自身で仕事のスピードにはちょっと自信がない…という方はぜひ参考にしてみてくださいね。
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この記事でわかること
①仕事が遅い人はマイペースで仕事を進めがち
仕事が遅い人は、基本的にマイペースで仕事をしてしまいがちです。
マイペースになってしまうのは、自分の仕事とまわりの仕事がどういうふうに関係しているのか？を理解できていないことが原因と考えられます。
職場というのはたいていは「流れ作業」で仕事が進むようになっていますから、ある人の仕事が終わらないと、次の人が仕事に取り掛かることができない…ということが起こりがちです。
こうなると次の人の仕事が遅れて、さらにその次の人も仕事が遅れて…となってしまいますから、職場全体に迷惑をかけることにもなりかねません。
とはいっても仕事の処理スピードには人それぞれ限界がありますよね。
客観的にみると仕事が遅くても、本人はもしかしたら一生懸命頑張っているのかもしれませんから、そういう人に対して「もっとがんばれ」と伝えてもあまり意味がない結果になってしまいます。
限界まで頑張っているつもりなのに、うまくいかない…という方のために、対策を提案するとしたら以下のようなことがありますよ。
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まわに上手に手伝ってもらうことを覚えよう
自分は仕事の処理スピードが遅いかも…という自覚がある方は、まわりに上手に手伝ってもらうことを覚えましょう（仕事が遅い人を指導する立場の人は、その人にアドバイスする気持ちで以下を読んでください）
自分の仕事が終わらないと別の人の仕事が進まないということは、逆にいうと、次の仕事をする人に上手に依頼をすれば仕事を手伝ってもらうこともできるのです。
あなたの仕事が早く終わることは、次の仕事をする人にとってもメリットがありますから、うまくまわりに相談することができれば、あなたが直接的に負担する業務量を大幅に減らすことができる可能性がありますよ。
AさんとBさんの職場の例
例えば、Aさんは数字の入力作業をして、Bさんがそのチェックと集計をしてデータの一覧表をつくる、というように仕事が流れていく職場だったとしましょう。
Aさんの仕事が終わらないとBさんは仕事の始めようがありませんから、Aさんの仕事が遅れるとBさんの仕事はどんどん遅れてしまいます。
このような状況で、Aさんの仕事が少しでも早く終わるように手助けすることは、明らかにBさんにとってもメリットのあることですから、上手に依頼をすればBさんの手助けを受けられる可能性は高くなるのです。
お互いの利害を一致させるのがポイント
その際、Aさんは単純に「私の仕事を手伝ってくれませんか？」と依頼するのではいけません。
誰しも仕事の担当分野は決まっていますから、単純にBさんがAさんを手伝うだけでは、一方的にBさんの負担が増えてしまうだけです。
ポイントは、AさんとBさんの一連の仕事の流れを一つの仕事とみて、全体的な視点で業務を改善しませんか？と提案してみることです。
これならBさんにとってもメリットがありますから、相談に乗ってくれる可能性が高くなるでしょう。
相手を動かすためには、上手に相手と自分の利害関係を一致させることが大切です。
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どんなふうに相談を持ちかければいい？
相手にとってメリットのある提案であっても、感情的な面で抵抗感を感じられてしまってはうまく相手を動かすことができません。
そのため、実際に相談を持ちかけるときには、まずは下手（したて）に出て切り出すのが適切です。
「いつも仕事を送らせてしまいとても申し訳ないです。仕事全体からみてスピードアップできるように相談させていただきたいのですが、お時間をいただけないでしょうか」といったように、「お互いのメリットがあるように、仕事の流れを改善しませんか」という形で提案してみてください。
仕事の処理スピードが上がることは誰にとってもメリットのあることですから、業務改善の相談に乗ってくれる可能性は高くなりますよ。
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②仕事が遅い人は、報告の仕方で損をしている可能性大
「仕事が遅い」と評価されてしまっている人は、相手への仕事完了の報告の仕方で損をしている可能性が高いです。
具体的には、「完全に仕事が完了してからでないと完了報告をしてはいけない」という思い込みを持っていないでしょうか。
仕事の完了報告は、必ずしも100％完了してから報告するのが適切な場合ばかりではありません。
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段階的に仕事の進捗状況を報告するのがおすすめ
具体的なテクニックとしては、1つの仕事を複数の進捗ステップに分けて、そのステップが進むごとに報告をするのが良いです。
例えば、「いま全体から見て60％のところまできています。残りの段取りとしは～と～と～がありますので、〇月〇日までには完了できると思います。このような段取りで進めていこうと思いますが、問題ありませんでしょうか？」といったように、区切りの良いところまで来たら一度報告を入れてしまうのです。
その時点で相手の意図と違う部分があれば軌道修正のための指示をしてくれるでしょうし、相手にとっても「こういう風に進めていこうと思っているのですが、問題ないでしょうか」とこまめに相談をしてくれる、頼ってくれるというのは気分が悪くないものです。
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段階的な報告のためには仕事の全体像の把握がたいせつ
このテクニックを使うためには、自分の仕事を全体的にとらえて、さらに作業ステップに落とし込んでいくということが必要になります。
仕事はボリュームが大きくなればなるほど、進捗段階に分けて段取りよく進行していくことが大切になりますから、全体的な視点を持つようにしましょう。
仕事の全体像を把握できるようになることはあなたの仕事のレベルをあげることにもつながりますから、普段から意識しておくと良いですよ。
このテクニックを使うときの注意点
このテクニック（こまめに進捗を報告する）を使う際には、「相手の心理的・労力的な負担を増やさないこと」が大前提です。
あなたが報告をする際には「具体的にこうしようと思っているのですが、問題ないですか？」と言う形で、相手は確認だけをすればOKの状態にしておかなくてはなりません。
全面的に「ここまで終わりました。この後はどうやって進めていけばよいのか教えて下さい」という報告の仕方では、相手に代わりに考えてもらうという形で負担を増やしてしまいますから、「それはあなたの仕事だから、自分でやってよ」という反応になってしまいがちです。
自分の仕事を減らしたいから、あるいは仕事が遅れていることのいいわけのような形で上のテクニックを使ってしまうと逆効果ですので注意してください。
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本当に仕事してる？
あなたが仕事をお願いしたのに、いつまでたってもその仕事をしてるよう見えない。
調べ物をしている素振りも、必要な部署への問い合わせをしているようにも一向に見えない。
「本当に仕事してる？」
「あれもこれも確認しておいて欲しいけど、大丈夫かな？」
と、相手のしている事が見えないため不安になっていませんか？
相手が依頼した仕事にとりかかっているのか？放置されているのかが気になり、不安になります。
その不安が、イライラに繋がっていくのです。
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仕事が遅い人は仕事をどう捉えている？実は自分がやるべき事が理解できていない
だた書類を作ると言っても、多くの「考える要素」があります。
仕事が遅い人は、この「要素」について考えられないのです。
例えば、あなたが書類作成の仕事を頼まれたら何を考えますか？
「誰がみるのか？」
「何を伝えるための書類か？」
「いくつの部署での確認作業が必要か？」
「〆切はいつか？」
「完成となるのは、自分の段階か？まだその先の上司が手を加えるのか？
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仕事の全体像を理解できていないのかも
仕事ができない人は、自分が作成した書類が、「自分の手を離れた先」のことについて、考えが及ばないのです。
だからいつまでもダラダラと手元に置いておく。
そして、その書類の目的、関係する部署についても思いつきません。
だから「何をどうしていいのか、わからない」まま時間だけが過ぎているのです。
仕事の目的とゴールが見えないから、仕事に手が付けられないのです。
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仕事が遅い人のその他の特徴
仕事が遅いと評価されがちな人は、上で見た特徴の他にも次のような特徴を持っていることが考えられます。
仕事が遅い人のその他の特徴
- 整理整頓が下手でデスク周りも片付いていない
- 組織の仕組み（自分の立ち位置）がわかっていない
- 何でも後回しにしてしまう
- 自分で物事を組み立てられない
- 自分の話ばかりで、人の話に興味をもたない
- 真面目過ぎて、融通がきかない
- 物事の優先順位がつけられない
次の項目では、このような特徴がある人と一緒に仕事をしていくうえでは、どのようなことに気を付ければいいのか？について考えましょう。
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仕事が遅い人にスムーズに動いてもらうには？試してみるべき改善方法
ここからは、仕事が遅い人を上手にコントロールして、仕事のパフォーマンスを上げてもらう方法について考えていきましょう。
どんなに仕事が遅い人自身に責任のあることであっても、同じ職場の人とは一緒に仕事をしていかなくてはなりませんし、会社はあなたに対して、その人を上手にコントロールしてあげることが求めているのかもしれません。
仕事が遅い傾向がある人と効率的に仕事を進めていくためには、次のようなポイントを押さえて指示を出すことを意識してみましょう。
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①仕事は伝え方が重要！
あなたにとっては「当たり前」の情報を、普段より意識的に伝えるようにしましょう。
「こんなことまで言わないといけないの？」と思うレベルまで、伝えてください。
相手は仕事を組み立てられないのですから、設計図を渡してあげましょう。
相手をバカにしているとか、見下しているとか考える必要はありません。
相手の気分を害したとしても伝える
それで相手が気分を害しても、あなたにとって「仕事が進まないイライラが減る」事の方が意味があることです。
「この書類、今週中ににお願いできる？
今度の役員会で、新しい機器の購入の決裁をどうしても取りたいんだ。
この機器が入れば、仕事の効率もあがるし、仕事がやりやすくなるぞ。
この機器を買うには〇〇部にも置き場所や電源について確認がいるから、聞いて見るといい。明後日までにまとめられるかな？」
など書類に盛り込んでほしい、目的・効果、関係部署について伝えると、相手も何をどうすればいいのか理解できます。
口頭ではなく、メールで伝えるとより効果的でしょう。
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②仕事は主導権をにぎるのが重要！相手のペースに惑わされないこと
仕事が遅い人は、仕事が遅れてしまうことに対しての意識が低い可能性が高いです。
いろんな理由をつけて業務が予定よりも遅れていることを正当化しようとするかもしれませんが、流されてはいけません。
相手に仕事の主導権を与えてしまっては、あなた自身の評価にも関わる可能性があるのです。
自分が欲しい情報や成果を具体的に伝えて、自分が求める期限までにしあげてほしいことを伝えましょう。
そのペースで仕事を進められては、こちらのペースが乱れ、その乱れがイライラの原因になります。
あなたが相手に対して期待している進捗スピードを具体的に提示し、「このタイミングまでに、ここまでを完了してほしい」ということを伝えるようにしましょう。
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③遠慮せず進捗を聞いて、軌道修正してあげよう
設計図を渡しても、なかなか進まない事もあると思います。
そんな時は遠慮せず、「どう？」と声をかけてみましょう。
その際、「まだ？」「なにやってるの？」という言葉は相手も責められていると感じ、萎縮（いしゅく）してしまってさらに仕事のスピードを下げてしまう可能性がありますから避けましょう。
自分がポイントと思う点について、「〇〇のところ、上手くかけた？俺もあそこはどう書こうか悩んだんだよね」など、具体的に伝えることで、相手が見落としていた点であった場合、「それについての情報も必要なのか？」と気が付く事ができるようになりますよ。
あなたの思う通りの仕上がりに、誘導するコミュニケーションをとればいいのです。
仕事が遅い人は、仕事の目的・ゴールを想像できない人ですから、そこを明確にしてあげると、相手もやるべきことがわかるはずです。
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まとめ
今回は、職場で仕事が遅い人やまわりをイライラさせてしまいがちな人の特徴と、その対策について解説しました。
職場ではいろんなスキルレベルやモチベーションで働いている人がいますから、仕事が遅い人であっても協力しながら仕事を進めていかざるを得ない場合もあります。
重要なことは、相手や自分の状況や能力をありのままに評価して、「この人と一緒に仕事をして、パフォーマンスを上げるにはどうしたらよいだろうか？」とそのつど考えることです。
どんな相手にも効果がある、魔法のような方法は存在しませんから、あくまでもその人とあなた自身の関係性から、具体的でオリジナルな解決策を考えることが重要といえるでしょう。
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