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転職活動が始まると企業とのメールやり取りも増えてきます。

規模の大きな企業になると、人事担当者との連絡方法はメールがメインということも少なくないでしょう。

メールへの返信がきちんとできるかどうか?も採用担当者は見ていますので、最低限のルールはしっかりと押さえておきましょう。

今回は、ビジネスメールの基本を踏まえながら、メール返信の時間や内容について紹介していきます。

ビジネスメールの返信時間は「24時間以内」

まずはビジネスメール返信についての基本的なルールについて理解しておきましょう。

ざっくりいうと、

 

  1. 24時間以内に返信する
  2. 返信が遅くなった時の対応

 

の2つが重要になります。

以下で順番に見ていきましょう。

①24時間以内に返信が基本

ビジネスではメール返信を24時間以内に行うのが基本です。

企業は常に動いているので何日も返信がないと業務が止まってしまうことにもなりかねません。

企業からメールをもらったら当日中に返信するようにします。

しかし、24時間以内という点にこだわって深夜遅くに返信するのは好印象ではありません。

担当者によっては、メールを携帯電話などに転送されるようにしていることもあるためです。

できるだけ当日の18~20時ごろまでに返信するようにしましょう。

②返信が遅れたときの対応は大切

在職中の方などやむを得ず当日中に返信ができない場合もあると思います。

返事が遅れた場合は、文面に必ず「お返事が遅くなりまして申し訳ございません。」と一言お詫びの言葉を入れましょう。

また、返信が翌日以降で時間が空いてしまった場合や、返信内容によってはメールを送った後に企業へ電話し、口頭でも連絡するとさらに良いです。

返信メールの例文を見てみよう

企業から面接の日程案内をいただいたという設定で、返信メールの書き方の例文を紹介させていただきます。

ビジネスメールの基本を押さえて文面を作成してみましょう。

メール返信の例文

株式会社○○

人事部 ■■様

お世話になっております。

貴社の求人に応募をさせていただいております鈴木と申します。

この度は、面接のご案内をいただきありがとうございます。

下記の日程で、貴社にお伺いすることが可能です。

9月4日(月)16:00~17:00
9月8日(金)14:00以降

お忙しい中恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願い致します。

(氏名)
携帯:090-1000-0000
e-mail:oooo.ppp @gmail.com

面接後のお礼メールは必要?

ビジネスシーンでは、お礼メールやお礼状の送付は当日に行うのがマナーです。

面接時間が夕方遅い時間だった時や、やむを得ない時には翌日でも構いませんが基本的には当日中にお礼メールを送るようにしましょう。

当日の18時ごろまでに送るようにし、担当者から当日中に見てもらえると良いですね。

メールのやり取りでのその他の注意点

おおむね上で解説させていただいたルールを押さえておけばメールでの人事担当者とのやり取りに問題はないと思います。

以下ではその他のよくある疑問について解説させていただきますので、参考にしてみてくださいね。

どのメールアドレスでやりとりをすべきか?

普段使っている携帯などのメールアドレスを企業との連絡用にしてしまうと、自分のメールに紛れて気づかなかったり、迷惑メール機能を使っている方はPCメールが排除されたりして、連絡ミスの原因なりかねません。

自宅にパソコンがある方はそちらのアドレスを利用しても良いと思いますが、Gmailなどのフリーメールを使って就職活動用にメールアドレスと取得すると良いです。

今は新卒採用等でも学生がフリーメールを使ってやり取りすることも多くなっていますのでGmailなどを利用しても悪い印象はないと思います。

アドレス名は自分の名前等わかりやすいものを使いましょう。

メールでのやりとり:その他の注意点

  • 誤字脱字、日本語がおかしくないか確認する
  • 見やすくするために1行35文字程度で改行する
  • 件名は内容が端的にわかるように記載する
  • 最後には署名を記載する
  • CC:複数人に送る際に送信者全員に宛先を開示する
  • BCC:複数人に送る際にTOの送信者以外の宛先を見せない

「メール+電話連絡」でより正確で丁寧な印象を与えよう

メールだけでは相手が開封したかどうか分かりえないこともあります。

また、上記のように返信が遅れた場合や緊急を要する場合などメールだけでは確認が不十分だと感じた場合は、メールを送った後に電話連絡を入れましょう。

その際には「先ほどメールでもご連絡いたしましたが、念のためにお電話でもご連絡いたしました。」のようにメールでも確認をしていただけるように一言添えて要件を話します。

電話を入れて確認をすることでメールを開封しなかったときのタイムロスや連絡ミスがなくなります。

まとめ

転職活動中は、企業とのやり取りが増えてきますが頂いたメールには24時間以内に返信をすること、また必要な場合には電話連絡を添えることも忘れずにマナーを守って対応していきましょう。

「今すぐは転職する気は無い人」も転職サイトに登録しておいた方がいい理由

この記事をお読みの方は、

「なんとなく不満を感じているけど、今すぐ転職しようとまでは思っていない」という人が多いでしょう。

しかし、そんな方も転職サイトに登録するという作業だけは今の段階でやっておくことをおすすめします。

なぜかというと、仕事の疲労やストレスが限界を超えると、「転職サイトに登録する」という作業すらつらくてできなくなってしまうからです。

(ほんとかよ?と思われるかもしれませんが本当です)

私自身経験がありますが、仕事でつらいことが続いた時の精神状態というのは普通じゃありません。

正直にいって、通勤電車をホームで待っているときに、

「このまま線路に飛び込んでしまえば、もう会社にいかなくてもいいんだよな…」

なんてことをふと思ってしまったことは1回や2回ではありませんでした。

常識的に考えれば、自ら命を絶ってしまいたくなるほど辛い仕事なら、別の会社に転職してしまえばいいことですよね。

しかし、精神的に追い詰められている時には、こんな簡単なことですら正常な判断ができなくなってしまいます。

「転職活動なんてやっても無駄だろ…自分の人生なんて一生こんな感じだし」という気持ちになってしまうのです。

(きっとあなたも、同じような気持ちになったことが1回はあるでしょう)

「いざとなったら転職すればいい」という選択肢を持っておくことが大切

もし、あなたが今の仕事をつらいと感じているなら、「情報収集のために転職サイトに登録しておく」という作業だけでもやっておいてください。

転職サイトに登録しておけば、さまざまな求人情報があなたのメールアドレスに届くようになります。

あなたに対して「ぜひうちで働いて欲しい」と思っている会社が世の中にはたくさんあることを知ってください。

そうすれば、「今の会社がどうしてもしんどくなったら、最悪の場合は転職すればいい」という選択肢を持つことができます。

精神的に限界を超えたときに、「転職」という事前の策を選択できる状態にしておくことが大切なのです。

今すぐ転職するつもりがない人も、転職サイトに登録して日頃から情報収集をしておきましょう。

転職サイトを使えば、あなたと同じぐらいの年齢、同じぐらいのキャリアの人たちがどういう働き方をしていて、いくらぐらいの年収を稼いでいるのか?といった情報も知ることができます。

それだけでも気持ちが楽になる部分があるはずです。

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30年以上も続く仕事生活を「大嫌いな人たち」と過ごしたいですか?

この記事を読まれている人は、比較的若い20代〜30代の方が多いですよね。

(この記事を書いている私も30代です)

私たちが老後を迎えるころには、サラリーマンの定年は65歳〜70歳になっているでしょう。

そうすると、私やあなたの仕事人生は今から30年〜40年以上も続いていくことになりますね。

いわば人生のほとんどを職場の人たちと過ごすことになるわけですが、

あなたはこんなにも長い時間を、「大嫌いな人たち」と一緒に過ごしたいですか?

できれば信頼できる仲間、尊敬できる上司、かわいい後輩にかこまれながら、やりがいのある仕事に取り組みたいですよね。

20代〜30代はキャリア形成の上でもっとも重要な時期です

特に、20代〜30代前半はあなたのキャリアの基礎を築く上でとても重要な時期です。

20代〜30代前半の時期に、

  • 「自分の仕事はこれ。しんどいこともあるけどやりがいもある。成長している実感もある」
  • 「この職場と職場の仲間が好きだ。上司はきびしいけれど同時に尊敬できる。お客さんとのやりとりも勉強になることが多い」

と思えるような環境で過ごしてきた人と、

  • 「こんな仕事はいやいややっているに過ぎない。さっさと定時で終わって家帰ってゲームしてえ」
  • 「職場の連中は嫌な奴ばっかりだ。上司はクソだし部下や同僚は自分の地位をおびやかす邪魔な存在でしかない」

と考えながら仕事をしてきた人とでは、ものすごく大きな差が生まれてしまうことはなんとなくイメージできるでしょう。

実際、ビジネスの第一線で働くようになる30代後半では、同年代の人たちとのキャリアに大きな差が如実につきはじめます。

  • まわりはもう課長になっているのに、自分だけはいつまでたってもヒラ社員…。
  • 同期入社のあいつは結婚して子供2人、マイホームも手に入れて順調なのに、自分はモテない一人暮らし…。

↑こんな状況は絶対に避けたいですよね。

もし今のあなたが、人に誇れるような仕事ができていない、一緒に働いている人たちがまったく好きになれない…

というような環境で働いているなら、できるだけ早いタイミングで転職活動を始めてみることをおすすめします。

↓なぜかというと、次の項目で見るように転職活動には実質的な「時間制限」があるからです。

あなたがいま26歳以下ならラッキーです

あなたは今何歳でしょうか。

もしあなたがまだ26歳以下ならラッキーです。どこの企業でも未経験から採用してくれる可能性があります。

どのような会社でも、「未経験からのキャリアチェンジでもOK」という条件で採用活動を行う際には、「26歳以下であること」を条件にしていることが多いからです。

この年齢なら第二新卒として転職活動をすることもできますから、新卒の時にはとても挑戦できなかった大手企業にも採用される可能性はありますよ。

一方で、すでに27歳以上の方は「黄色信号」が灯っていることを理解してください(今すぐ始めれば大丈夫ですが)

20代でもこの年齢を過ぎてしまうと、未経験からのキャリアチェンジというのは非常に苦しくなります。

まして30代になると、1つの実務領域での経験が求められるようになりますから、未経験職種への転職はかなり厳しいでしょう。

転職のために行動を起こすのは、早ければ早いほど有利であることをぜひ知っておいてください。

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