転職活動で企業からのメール返信のルールは?時間は何時までに返すべき?

転職活動が始まると企業とのメールやり取りも増えてきます。

規模の大きな企業になると、人事担当者との連絡方法はメールがメインということも少なくないでしょう。

メールへの返信がきちんとできるかどうか?も採用担当者は見ていますので、最低限のルールはしっかりと押さえておきましょう。

今回は、ビジネスメールの基本を踏まえながら、メール返信の時間や内容について紹介していきます。

ビジネスメールの返信時間は「24時間以内」

まずはビジネスメール返信についての基本的なルールについて理解しておきましょう。

ざっくりいうと、

  1. 24時間以内に返信する
  2. 返信が遅くなった時の対応

の2つが重要になります。

以下で順番に見ていきましょう。

①24時間以内に返信が基本

ビジネスではメール返信を24時間以内に行うのが基本です。

企業は常に動いているので何日も返信がないと業務が止まってしまうことにもなりかねません。

企業からメールをもらったら当日中に返信するようにします。

しかし、24時間以内という点にこだわって深夜遅くに返信するのは好印象ではありません。

担当者によっては、メールを携帯電話などに転送されるようにしていることもあるためです。

できるだけ当日の18~20時ごろまでに返信するようにしましょう。

②返信が遅れたときの対応は大切

在職中の方などやむを得ず当日中に返信ができない場合もあると思います。

返事が遅れた場合は、文面に必ず「お返事が遅くなりまして申し訳ございません。」と一言お詫びの言葉を入れましょう。

また、返信が翌日以降で時間が空いてしまった場合や、返信内容によってはメールを送った後に企業へ電話し、口頭でも連絡するとさらに良いです。

返信メールの例文を見てみよう

企業から面接の日程案内をいただいたという設定で、返信メールの書き方の例文を紹介させていただきます。

ビジネスメールの基本を押さえて文面を作成してみましょう。

メール返信の例文

株式会社○○

人事部 ■■様

お世話になっております。

貴社の求人に応募をさせていただいております鈴木と申します。

この度は、面接のご案内をいただきありがとうございます。

下記の日程で、貴社にお伺いすることが可能です。

9月4日(月)16:00~17:00
9月8日(金)14:00以降

お忙しい中恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願い致します。

(氏名)
携帯:090-1000-0000
e-mail:oooo.ppp @gmail.com

面接後のお礼メールは必要?

ビジネスシーンでは、お礼メールやお礼状の送付は当日に行うのがマナーです。

面接時間が夕方遅い時間だった時や、やむを得ない時には翌日でも構いませんが基本的には当日中にお礼メールを送るようにしましょう。

当日の18時ごろまでに送るようにし、担当者から当日中に見てもらえると良いですね。

メールのやり取りでのその他の注意点

おおむね上で解説させていただいたルールを押さえておけばメールでの人事担当者とのやり取りに問題はないと思います。

以下ではその他のよくある疑問について解説させていただきますので、参考にしてみてくださいね。

どのメールアドレスでやりとりをすべきか?

普段使っている携帯などのメールアドレスを企業との連絡用にしてしまうと、自分のメールに紛れて気づかなかったり、迷惑メール機能を使っている方はPCメールが排除されたりして、連絡ミスの原因なりかねません。

自宅にパソコンがある方はそちらのアドレスを利用しても良いと思いますが、Gmailなどのフリーメールを使って就職活動用にメールアドレスと取得すると良いです。

今は新卒採用等でも学生がフリーメールを使ってやり取りすることも多くなっていますのでGmailなどを利用しても悪い印象はないと思います。

アドレス名は自分の名前等わかりやすいものを使いましょう。

メールでのやりとり:その他の注意点

  • 誤字脱字、日本語がおかしくないか確認する
  • 見やすくするために1行35文字程度で改行する
  • 件名は内容が端的にわかるように記載する
  • 最後には署名を記載する
  • CC:複数人に送る際に送信者全員に宛先を開示する
  • BCC:複数人に送る際にTOの送信者以外の宛先を見せない

「メール+電話連絡」でより正確で丁寧な印象を与えよう

メールだけでは相手が開封したかどうか分かりえないこともあります。

また、上記のように返信が遅れた場合や緊急を要する場合などメールだけでは確認が不十分だと感じた場合は、メールを送った後に電話連絡を入れましょう。

その際には「先ほどメールでもご連絡いたしましたが、念のためにお電話でもご連絡いたしました。」のようにメールでも確認をしていただけるように一言添えて要件を話します。

電話を入れて確認をすることでメールを開封しなかったときのタイムロスや連絡ミスがなくなります。

まとめ

転職活動中は、企業とのやり取りが増えてきますが頂いたメールには24時間以内に返信をすること、また必要な場合には電話連絡を添えることも忘れずにマナーを守って対応していきましょう。

[ad#co-shita]

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする